創新科技署2016年在創新及科技基金下推出「科技券」資助計劃支援本地企業或機構使用科技服務和方案，以提高生產力或將業務流程升級轉型。「科技券」自推出以來廣受歡迎，截至2022年11月中，獲批總資助額約28億港元，受惠企業機構超過16,000。有企業便借助「科技券」提升業務，推出線上系統令前期工序化繁為簡，提高效率之餘亦大大減少出錯機會，讓客戶適時得到所需資訊及回應。

「科技券」對象廣泛全面，基本上只要是非上市及非政府資助機構的本地企業和機構都可以申請。成功申請的企業涵蓋零售、餐飲及款待、進出口貿易、服務業、教育及培訓等不同行業，涉及不同的科技服務和方案，包括預約安排及輪候管理系統、文件管理及流動存取系統、電子採購管理系統等。

疫情帶來挑戰　善用科技成出路

新冠疫情影響了全球經營環境，令企業和機構面對前所未有的經營挑戰，善用科技有助企業和機構在疫情下尋找出路，並為疫後新業務常態做好準備。有見及此，創新科技署於2020年4月起推出了多項優化措施，包括將獲批項目最高資助比例由三分之二提高至四分之三，每個申請者的最高資助額則由累計40萬港元增至60萬港元，獲批項目上限由4個增至6個。

去年6月，香港生產力促進局（下稱生產力局）獲委託擔任「科技券」的執行機構，處理企業就科技服務和方案提交的申請。在計劃的不同階段，生產力局均積極協助企業獲得資助，包括舉行講座及網上研討會、成功案例分享等，務求讓企業能儘快取得資助落實計劃。在獲委託至2022年10月期間，秘書處已經處理超過12,000宗成功獲批的申請，涉及的總資助額約20.8億港元，當中超過10,000宗申請已開展其項目。而其中一家獲資助的企業，就是環球互易資訊香港有限公司（下稱環球互易）。

過度依賴人手　費時失事

於2007年開始為客戶提供知識產權專業諮詢服務的環球互易，兩年前亦申請了「科技券」的資助。該公司董事總經理莊詠琳表示，知識產權諮詢服務包括環球商標、專利註冊及版權登記等，一直是高度依賴人的行業。「過去我們主要靠同事與客戶接觸，從而了解客戶需要，並將客戶的要求、資料及每個細節轉化成白紙黑字，經電郵或其他通訊軟件向客戶核實、確認。」

莊詠琳解釋，知識產權牽涉法律條文，每個申請都是獨一無二的，所涉及的分類和地區都有不同，一點都不能出錯，否則客戶和公司都會蒙受損失。為確保每個細節都正確無誤，每個步驟都需要白紙黑字記錄，並與客戶緊密溝通。然而，未必每個客戶都能清晰表達自己的想法，以致員工需要不斷按客戶要求修正文件，箇中程序既要花上大量人力物力，亦費時失事。

人力資源不足　增添員工壓力

人力資源緊張亦是行業面對的另一挑戰。莊詠琳指出，目前市場人力資源不足，惟每個員工跟進一個客戶的時間無法大幅縮短。又由於知識產權的類別眾多，且不同國家和地區的法例也有分別，所以即使有新員工加入，往往需要兩年時間培訓才能獨立處理業務，相當耗時。

「過去4、5年，我們還察覺到一個現象——客戶經常在辦公時間後才有查詢。皆因許多中小企老闆只能在休息時間或周末有空才處理其業務的知識產權事宜，惟香港人講求效率，希望可即時得到所需資訊，包括報價、申請細節、是否符合要求等。如繼續只依賴人手處理查詢，既無法即時滿足客戶需求，也會增添同事的壓力。」莊詠琳補充道。

自家線上系統　開發成本不菲

為此，環球互易數年前開始構思邀請專家度身設計一套線上系統，協助公司加快前期客戶諮詢、報價等工作，並為同事減低工作壓力。但莊詠琳直言，研發一套電子系統所費不菲，其後得悉創新科技署推出「科技券」並且提高了資助金額和比例，公司遂決定申請有關資助減輕開發成本。經過一年的努力，環球互易的「線上知識產權服務管理系統」（Web-based System of Manipulating Intellectual Property Register Services，IPRS）亦初步完成。

該線上系統主要讓客戶可隨時按需要輸入資料，以便即時取得報價。客戶進入系統後先揀選商標、專利抑或其他類別的服務，再選擇所需註冊的國家或地區，之後選擇行業種類。系統會因應客戶的行業類別，自動推送所有相關的小項供客戶參考及揀選。另外，客戶需在系統內回答數條問題，完成後即透過電郵或WhatsApp取得報價，甚至可提交申請及付款記錄。即使客戶有任何疑問，系統亦設有一鍵聯絡功能方便客戶進行查詢。

計劃助系統化　文件資料更準確

莊詠琳表示，IPRS系統設立後員工可直接抽取客戶所輸入的資料填寫文件，大大減少人手出錯的機會，員工亦毋須反覆聯絡客戶核對資料，加快文件處理及知識產權申請流程。另一方面，客戶亦可即時得到所需資料，她形容是相得益彰。「假如客戶取得報價而未有提交申請，我們都有紀錄可跟進，了解他們的想法及需要。當處理大量申請時，IPRS系統可完成自動報價，幫助效率提升，減輕同事工作壓力，對客戶的業務與需求亦有更深入的了解，方便日後跟進及提出建議。」

目前，環球互易正積極考慮再申請「科技券」資助以提升IPRS系統。莊詠琳形容，透過「科技券」的電子平台進行申請過程容易，可隨時補交資料，過程中生產力局亦有跟進他們的申請，故即使屬首次申請亦相當輕鬆。她亦鼓勵中小企業把握機會，利用「科技券」資助改善和優化公司的內部運作，提升營運效率。